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Saviez-vous que? La Capsule RH

Les rencontres éclair : un mécanisme de coordination simple et rapide!

La saison haute du tourisme arrive à grands pas! Les journées seront bien remplies, marquées par la valse ininterrompue des clients qui s'accompagne nécessairement de nombreuses demandes et de petits défis. Dans ce feu roulant, il n'est pas facile de maintenir la communication entre les employés et encore moins de faire le pont entre les différents quarts de travail. Pour faire face à ce défi, nous vous proposons une solution toute simple, mais combien efficace : la mise sur pied de rencontres éclair!

Qu'est-ce qu'une rencontre éclair?

Une rencontre éclair est une courte rencontre qui se déroule au début d'un quart de travail. Ces rencontres peu formelles ont notamment pour objectif de prendre le pouls des employés, de les informer des événements récents ayant une incidence sur leur travail, de transmettre l'information nécessaire pour assurer la continuité et l'uniformité des services auprès de la clientèle. C'est aussi un moment propice pour le supérieur de clarifier certaines situations, de résoudre des problèmes de petite envergure, de coordonner les efforts de tous les membres de l'équipe et de motiver ses troupes.

Ces rencontres ont l'avantage de réunir l'équipe sur une base régulière, ce qui contribue à la création d'un sentiment d'appartenance à l'entreprise et d'unisson au sein des équipes de travail, sans alourdir l'horaire. Les rencontres éclair sont aussi très appropriées dans un contexte de changement organisationnel puisqu'elles permettent de suivre l'évolution de ce changement, de connaître les difficultés vécues sur le terrain et d'apporter des correctifs rapidement.

Comment se déroule une rencontre éclair? 

Les rencontres éclair sont brèves et ne devraient pas durer plus de 15 minutes. Elles ne doivent pas remplacer des rencontres d'équipe qui sont plus formelles et déjà programmées. Elles sont plutôt des rencontres complémentaires permettant de transmettre efficacement de l'information simple et de régler des problèmes urgents.

Afin de donner un rythme à ces rencontres et de s'assurer qu'elles ne s'étirent pas dans le temps, il est conseillé de les faire debout.

Le responsable de l'équipe devrait avoir préparé préalablement les points qu'il souhaite présenter lors de cette rencontre et s'y tenir. On devrait se concentrer sur l'information qui est nécessaire au bon déroulement du prochain quart de travail. Une fois la présentation de l'information terminée, on peut faire un rapide tour de table pour répondre aux questions ou prendre connaissance des suggestions qui pourraient être pertinentes en fonction des sujets du jour.

Et voilà, toute l'équipe est prête à reprendre du service!

Pour vous tenir à jour sur des pratiques dynamiques de ressources humaines, consultez régulièrement le site Coffre à outils du CQRHT.

Référence :
Collerette, P. , Lauzier, M. et Schneider, R. (2013) Le pilotage du changement, 2e édition, Presses de l'Université du Québec.

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